Qui dit juin, dit AG ordinaire !

Pour les structures qui ne peuvent pas mettre en place une Assemblée générale en présentiel, sachez que le Code des sociétés et des associations a fait l’objet d’une modification en date du 20 décembre 2020 qui vous permet, depuis lors, de tenir une Assemblée générale soit par écrit, soit par visioconférence.

Assemblée générale par visioconférence

L’Organe d’administration peut prévoir la possibilité pour ses membres de participer à distance à l’Assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’ASBL (ex : Microsoft Teams, Zoom.us, Whatsapp, Skype, …), et ce, même en l’absence d’autorisation statutaire (article 9 :16/1 CSA).

Pas n’importe comment ! Le Code des sociétés et des associations est venu poser un cadre clair en édictant une série de conditions auxquelles le moyen de communication utilisé doit répondre :

• L’ASBL doit être en mesure de contrôler la qualité et l’identité du membre ;
• Il doit permettre aux membres de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer ;
• Il doit permettre aux membres de participer aux délibérations et de poser des questions.

Pour organiser une Assemblée générale de manière électronique, l’ASBL doit également veiller à respecter les modalités suivantes :

• La convocation à l’Assemblée générale doit préciser de manière claire et précise les procédures relatives à la participation à distance ;
• Si l’ASBL dispose d’un site internet, la procédure doit être décrite sur le site et être accessible aux membres ;
• Les membres du bureau de l’Assemblée générale doivent être présents physiquement.

Concernant cette dernière modalité, vous devez savoir que ce terme n’existe pas en droit des associations. On la retrouve néanmoins en droit des sociétés.

Cela-dit, selon l’interprétation de notre confédération au niveau fédéral (UNISOC), le « bureau de l’Assemblée générale » réunit les personnes qui organisent et dirigent l’Assemblée générale au sein d’une ASBL (président, secrétaire, trésorier, …).

Selon le SPF Justice, si même vous ne respectiez pas cette condition de forme, la nullité de la décision n’est pas automatique. Il faudrait l’intervention d’un juge et, de fait, que la situation soit portée devant les tribunaux.

Assemblée générale écrite

Les membres d’une Assemblée générale peuvent également prendre des décisions par écrit (article 9 :14/1 CSA).

Néanmoins, la prise de décision par écrit est balisée par les règles suivantes :

• La décision ne peut pas porter sur la modification des statuts de l’association ;
• La décision doit être prise à l’unanimité des voix. Tous les membres doivent répondre, soit directement, soit par procuration. Veillez donc à respecter les modalités prévues dans vos statuts en matière de procuration.

Concrètement, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies. L’association envoie les formulaires de vote afin de permettre à ses membres de voter. Après avoir réceptionné l’ensemble des votes, l’Organe d’administration rédige un procès-verbal rendant compte du résultat des votes.

Pour votre bonne information, contrairement à l’année précédente, il n’est pas possible de reporter la date de la tenue de l’Assemblée générale. Le dépôt de vos comptes doit également se faire dans un délai d’un mois suivant leur approbation.

Sources :

• Arrêté ministériel portant des mesures d’urgence pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19
• www.info-coronavirus.be